Kesälukioseuran oppilasrekisterin tietosuojaseloste
Kun haet Kesälukioseuran järjestämiin kesälukioihin ja kursseille (ei koske yhteistyöjärjestäjien järjestämiä kesälukioita ja kursseja, vaikka niihin haettaisiin Kesälukioseuran hakulomakkeella), käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti ja tietoturvasta huolehtien. Alta voit lukea, miksi ja miten pidämme rekisteriä, johon hakijan tiedot tallentuvat. Yhteistyöjärjestäjät vastaavat itse omien oppilasrekisteriensä tietosuojasta.
Tiivistetysti:
- Hakulomakkeen tiedot verkossa siirtyvät SSL-suojatun yhteyden kautta.
- Kesälukioseura kysyy vain tarvitsemiaan tietoja hyväksyäkseen hakijan, järjestääkseen kurssit ja niihin liittyvät mahdolliset tapaamiset sekä kerätäkseen kurssipalautteen.
- Kesälukioseura ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille muihin kuin välttämättömiin tarkoituksiin (esimerkiksi kurssipaikalle majoituksen järjestämiseksi tai tilitoimistolle laskutusta varten), ja silloinkin vain ne tiedot, jotka ovat ehdottoman tarpeellisia. Jos kurssipaikka sijaitsee EU/ETA-alueen ulkopuolella, voidaan myös majoituksen ja ylläpidon järjestämisen edellyttämät henkilötiedot toimittaa kohdemaan yhteistyötaholle.
- Terveyttä koskevat tiedot kootaan lomakkeella vasta kesälukioon hyväksytyltä osallistujalta, ja terveystiedot poistetaan rekisteristä kurssin jälkeen.
- Kesälukioseura säilyttää tietoja vain tarpeellisen ajan ja huolehtii tietojen asianmukaisesta suojauksesta.
- Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden on työnsä puolesta välttämätöntä niitä käsitellä.
1/2021
Tietosuojalaki (1050/2018)
Kesälukioseura sitoutuu noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta.
| 1. Rekisterinpitäjä | Kesälukioseura ry Mariankatu 7 C 1 00170 Helsinki Y-tunnus 0275059-9 |
|
| 2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa | Kesälukioseura ry Maija Kukkola Mariankatu 7 C 1 00170 Helsinki puh. 09 68 60 770 email: toimisto(at)kesalukioseura.fi |
|
| 3. Rekisterin nimi | Kesälukioseuran oppilasrekisteri
|
|
| 4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus |
Kesälukioseuran kursseille ilmoittautumiseen ja osallistumiseen liittyvät järjestelyt, laskutus sekä rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen asiakkuussuhteen hoitaminen ja ylläpito.
Kurssipalautteen kerääminen, jälkiseuranta ja mahdollisten jälkitapaamisten järjestäminen. Osallistujien anonyymi tilastointi rahoittajatahoja ja järjestön toiminnan kehittämistä varten.
|
|
| 5. Rekisterin tietosisältö | Kesälukiot: nimi, syntymäaika, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, huoltajan nimi ja puhelinnumero (alle 18-vuotiaat), opintojen vaihe, äidinkieli, kesälukio- ja kurssivalinta, aiempi osallistuminen kesälukioon, majoituksen tarve, mistä kuulin kesälukioista, mahdolliset hakijan/huoltajan itse lomakkeessa antamat tiedot.
Maahanmuuttajanuorten kesälukiot: nimi, sukupuoli, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, opintojen vaihe, äidinkieli, muu kielitaito, asumisaika Suomessa, aiempi osallistuminen, haaveammatit, mieluisimmat kouluaineet, kiinnostavat ammattialat, kesälukiovalinta, tieto oleskeluluvasta, onko perhettä Suomessa, mahdolliset hakijan/huoltajan itse lomakkeessa antamat tiedot. Oman kielen ja kulttuurin kurssit: kurssi, nimi, sukupuoli, syntymäaika, osoite, huoltajan puhelinnumero ja sähköpostiosoite, äidinkieli, asumisaika Suomessa, onko perhettä Suomessa, onko oman äidinkielen opetusta koulussa, aiempi osallistuminen seuran kursseille, huoltajan nimi/allekirjoitus. Kesälukioihin ja kursseille hyväksytyiltä kerätään oppilaan turvallisuuden kannalta välttämättömät terveydentilatiedot, yhteystiedot, asiakirjat ja suostumukset: huoltajan/huoltajien puhelinnumero ja olinpaikka kurssin aikana, yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero kurssin aikana, erityisruokavalio, allergiat, sairaudet, lääkitys (mahdollinen lääkereseptikopio), lupa lääkintään (parasetamoli), uimataito, uimalupa (alaikäiset), aikaisempi osallistuminen leiritoimintaan (7–14-vuotiaat), kuvauslupa seuran viestintään ja markkinointiin, kuvauslupa tiedotusvälineiden viestintään, mahdolliset osallistujan/huoltajan itse lomakkeessa antamat tiedot, kopio passista (vain ulkomaan kesälukiot), allekirjoitus (alle 18-vuotiailta huoltajan) Apurahaa anovilta kerätään lisäksi vapaamuotoinen perustelu apurahan tarpeelle (taloudellinen/sosiaalinen tilanne). Erilliset kuvaus- ja julkaisuprojektit: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kuvaus- ja/tai julkaisulupa. |
|
| 6. Säännönmukaiset tietolähteet |
|
|
| 7. Tietojen säilytysajat tai määrittämiskriteerit | Rekisteröidyn hakulomakkeessa ilmoittamia henkilötietoja säilytetään enintään kaksi vuotta.
Poikkeuksena STEA-rahoitteiset maahanmuuttajanuorten kesälukiot ja oman kielen ja kulttuurin kurssit, joiden osallistujien hakulomakkeessa ilmoittamia tietoja säilytetään rahoittajan ohjeistuksesta avustuksenkäytön valvontatarkoitukseen kymmenen vuotta. Rekisteröidyn terveydentilatiedot ja muut arkaluontoisia henkilötietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan kurssikauden loputtua.
|
|
| 8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista |
Jokaiselle rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat talletetut tietonsa rekisteristä.
Tarkastuspyyntö osoitetaan sähköpostitse osoitteeseen toimisto(at)kesalukioseura.fi. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti allekirjoitetulla kirjeellä. Tarkastuspyyntö osoitetaan: Kesälukioseura ry, Mariankatu 7 C 1, 00170 Helsinki. Henkilötietoja voidaan poistaa rekisteröidyn vaatimuksesta huomioiden julkisten avustusten käyttöön ja raportointiin liittyvät rajoitukset tai kursseille osallistumiseen liittyvät vaatimukset.
|
|
| 9. Tietojen luovutus ja tietojen kansainväliset siirrot (EU/ETA:n ulkopuolelle) |
Luovutamme henkilötietoja Kesälukioseuran organisaation ulkopuolelle vain seuraavissa tilanteissa:
Osallistujan nimi, syntymäaika (vain erillisestä pyynnöstä), sukupuoli ja erityisruokavalio ilmoitetaan majoitus- ja ylläpitopalveluiden tarjoajalle tai muulle järjestävälle yhteistyöorganisaatiolle kurssin majoitus- ja ruokailujärjestelyitä varten. Ulkomaan kesälukioihin osallistuvien nimi, syntymäaika (vain erillisestä pyynnöstä), sukupuoli ja erityisruokavalio saatetaan luovuttaa EU/ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevalle yhteistyöorganisaatiolle tai -koululle kurssin majoitus- ja ylläpitojärjestelyitä varten (esimerkiksi Namibiaan). Kesälukioseura huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta. Tietojen luovutus perustuu rekisteröidyn tai rekisteröidyn huoltajan (alle 18-vuotiaat) suostumukseen. Rekisteristä luovutetaan rajoitetusti tietoa (ei henkilötietoja) rahoittajien (mm. OKM, OPH, STEA) edellyttämien tietotarpeiden mukaisesti.
|
|
| 10. Rekisterin suojauksen periaatteet |
Kesälukioseuran kursseille ilmoittautuvat täyttävät pyydetyt tiedot sähköiseen tai manuaaliseen ilmoittautumislomakkeeseen. Sähköinen lomake täytetään SSL-suojatulla yhteydellä. Lomakkeen tiedot tallennetaan oppilasrekisteriin. Oppilasrekisterin käyttöoikeus on vain niillä seuran keskustoimiston toimihenkilöillä, joiden työnkuva edellyttää tietojen käsittelyä.
Kesälukioseuran kursseille hyväksytyt ilmoittavat terveydentilatietonsa erillisellä manuaalisella lomakkeella. Lomakkeet ja mahdolliset liitteet säilytetään lukittavassa arkistokaapissa. Terveydentilatietoja käsittelevät vain kursseista vastaavat seuran keskustoimiston toimihenkilöt ja kursseilla vastuuhenkilöinä työskentelevät rehtorit. Tietokoneella olevia henkilötietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Olemme toteuttaneet asianmukaiset toimenpiteet varmistaaksemme, että henkilötietoja käsitellään vain tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin.
|
|
| 11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet | Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttamisen edellä mainittuihin tarkoituksiin milloin tahansa. Pyyntö osoitetaan: Kesälukioseura ry, Mariankatu 7 C 1, 00170 Helsinki tai toimisto(at)kesalukioseura.fi.
|
