Kesälukioseuran oppilasrekisterin tietosuojaseloste

Kun haet Kesälukioseuran järjestämiin kesälukioihin ja kursseille (ei koske yhteistyöjärjestäjien järjestämiä kesälukioita ja kursseja, vaikka niihin haettaisiin Kesälukioseuran hakulomakkeella), käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti ja tietoturvasta huolehtien. Alta voit lukea, miksi ja miten pidämme rekisteriä, johon hakijan tiedot tallentuvat. Yhteistyöjärjestäjät vastaavat itse omien oppilasrekisteriensä tietosuojasta.

Tiivistetysti:

  • Hakulomakkeen tiedot verkossa siirtyvät SSL-suojatun yhteyden kautta.
  • Kesälukioseura kysyy vain tarvitsemiaan tietoja hyväksyäkseen hakijan, järjestääkseen kurssit ja niihin liittyvät mahdolliset tapaamiset sekä kerätäkseen kurssipalautteen.
  • Kesälukioseura ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille muihin kuin välttämättömiin tarkoituksiin (esimerkiksi kurssipaikalle majoituksen järjestämiseksi tai tilitoimistolle laskutusta varten), ja silloinkin vain ne tiedot, jotka ovat ehdottoman tarpeellisia. Jos kurssipaikka sijaitsee EU/ETA-alueen ulkopuolella, voidaan myös majoituksen ja ylläpidon järjestämisen edellyttämät henkilötiedot toimittaa kohdemaan yhteistyötaholle.
  • Terveyttä koskevat tiedot kootaan paperilomakkeella vasta kesälukioon hyväksytyltä osallistujalta, ja terveystiedot poistetaan rekisteristä kurssin jälkeen.
  • Kesälukioseura säilyttää tietoja vain tarpeellisen ajan ja huolehtii tietojen asianmukaisesta suojauksesta.
  • Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden on työnsä puolesta välttämätöntä niitä käsitellä.

1/2018 
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 § 

Kesälukioseura sitoutuu noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta.   

1. Rekisterinpitäjä  Kesälukioseura ry 
Mariankatu 7 C 1 
00170 Helsinki 
Y-tunnus 0275059-9 
2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa Kesälukioseura ry 
Maija Kukkola 
Mariankatu 7 C 1 
00170 Helsinki 
puh. 09 68 60 770 
email: toimisto(at)kesalukioseura.fi  
3. Rekisterin nimi  Kesälukioseuran oppilasrekisteri  

 

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus  Kesälukioseuran kursseille ilmoittautumiseen ja osallistumiseen liittyvät järjestelyt, laskutus sekä rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen asiakkuussuhteen hoitaminen ja ylläpito.   

  • Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn tai rekisteröidyn huoltajan (alle 18-vuotiaat) antaman suostumuksen perusteella ilmoittautumisten ja kursseille osallistumisen mahdollistamiseksi.  
  • Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät kursseille ilmoittautumiseen, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua kursseille osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.    

Kurssipalautteen kerääminen, jälkiseuranta ja mahdollisten jälkitapaamisten järjestäminen.   

Osallistujien anonyymi tilastointi rahoittajatahoja ja järjestön toiminnan kehittämistä varten.  

 

5. Rekisterin tietosisältö  Kesälukiot: nimi, syntymäaika, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, huoltajan nimi ja puhelinnumero (alle 18-vuotiaat), opintojen vaihe, äidinkieli, kesälukio- ja kurssivalinta, aiempi osallistuminen kesälukioon, majoituksen tarve, mistä kuulin kesälukioista, mahdolliset hakijan/huoltajan itse lomakkeessa antamat tiedot.     

Maahanmuuttajanuorten kesälukiot: nimi, sukupuoli, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, opintojen vaihe, äidinkieli, muu kielitaito, asumisaika Suomessa, aiempi osallistuminen, haaveammatit, mieluisimmat kouluaineet, kiinnostavat ammattialat, kesälukiovalinta, tieto oleskeluluvasta, onko perhettä Suomessa,  mahdolliset hakijan/huoltajan itse lomakkeessa antamat tiedot. 

Oman kielen ja kulttuurin kurssit: kurssi, nimi, sukupuoli, syntymäaika, osoite, huoltajan puhelinnumero ja sähköpostiosoite, äidinkieli, asumisaika Suomessa, onko perhettä Suomessa, onko oman äidinkielen opetusta koulussa, aiempi osallistuminen seuran kursseille, huoltajan nimi/allekirjoitus. 

Kesälukioihin ja kursseille hyväksytyiltä kerätään oppilaan turvallisuuden kannalta välttämättömät terveydentilatiedot, yhteystiedot, asiakirjat ja suostumukset:  huoltajan/huoltajien puhelinnumero ja olinpaikka kurssin aikana, yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero kurssin aikana, erityisruokavalio, allergiat, sairaudet, lääkitys (mahdollinen lääkereseptikopio), lupa lääkintään (parasetamoli), uimataito, uimalupa (alaikäiset), aikaisempi osallistuminen leiritoimintaan (7–14-vuotiaat), kuvauslupa seuran viestintään ja markkinointiin, kuvauslupa tiedotusvälineiden viestintään, mahdolliset osallistujan/huoltajan itse lomakkeessa antamat tiedot, kopio passista (vain ulkomaan kesälukiot), allekirjoitus (alle 18-vuotiailta huoltajan) 

 

6. Säännönmukaiset
tietolähteet 
  • Rekisteröity: rekisteröidyn (osallistujan) ilmoittamat tiedot 
  • Rekisteröidyn huoltaja: rekisteröidyn (osallistujan) huoltajan ilmoittamat tiedot 

 

7. Tietojen säilytysajat tai määrittämiskriteerit  Rekisteröidyn hakulomakkeessa ilmoittamia henkilötietoja säilytetään enintään kaksi vuotta.  

Poikkeuksena STEA-rahoitteiset maahanmuuttajanuorten kesälukiot ja oman kielen ja kulttuurin kurssit, joiden osallistujien hakulomakkeessa ilmoittamia tietoja säilytetään rahoittajan ohjeistuksesta avustuksenkäytön valvontatarkoitukseen kuusi vuotta.  

Rekisteröidyn terveydentilatiedot ja muut arkaluontoisia henkilötietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan kurssikauden loputtua.  

 

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista  Jokaiselle rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat talletetut tietonsa rekisteristä. 

Tarkastuspyyntö osoitetaan sähköpostitse osoitteeseen toimisto(at)kesalukioseura.fi. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti allekirjoitetulla kirjeellä. Tarkastuspyyntö osoitetaan: Kesälukioseura ry, Mariankatu 7 C 1, 00170 Helsinki.  

Henkilötietoja voidaan poistaa rekisteröidyn vaatimuksesta huomioiden julkisten avustusten käyttöön ja raportointiin liittyvät rajoitukset tai kursseille osallistumiseen liittyvät vaatimukset.   

 

9. Tietojen luovutus ja tietojen kansainväliset siirrot (EU/ETA:n ulkopuolelle)  Luovutamme henkilötietoja Kesälukioseuran organisaation ulkopuolelle vain seuraavissa tilanteissa: 

Osallistujan nimi, syntymäaika (vain erillisestä pyynnöstä), sukupuoli ja erityisruokavalio ilmoitetaan majoitus- ja ylläpitopalveluiden tarjoajalle tai muulle järjestävälle yhteistyöorganisaatiolle kurssin majoitus- ja ruokailujärjestelyitä varten.  

Ulkomaan kesälukioihin osallistuvien nimi, syntymäaika (vain erillisestä pyynnöstä), sukupuoli ja erityisruokavalio saatetaan luovuttaa EU/ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevalle yhteistyöorganisaatiolle tai -koululle kurssin majoitus- ja ylläpitojärjestelyitä varten (esimerkiksi Namibiaan). Kesälukioseura huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta.  

Tietojen luovutus perustuu rekisteröidyn tai rekisteröidyn huoltajan (alle 18-vuotiaat) suostumukseen.  

Rekisteristä luovutetaan rajoitetusti tietoa (ei henkilötietoja) rahoittajien (mm. OKM, OPH, STEA) edellyttämien tietotarpeiden mukaisesti.  

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet   Kesälukioseuran kursseille ilmoittautuvat täyttävät pyydetyt tiedot sähköiseen tai manuaaliseen ilmoittautumislomakkeeseen. Sähköinen lomake täytetään SSL-suojatulla yhteydellä. Lomakkeen tiedot tallennetaan oppilasrekisteriin. Oppilasrekisterin käyttöoikeus on vain niillä seuran keskustoimiston toimihenkilöillä, joiden työnkuva edellyttää tietojen käsittelyä.  

Kesälukioseuran kursseille hyväksytyt ilmoittavat terveydentilatietonsa erillisellä manuaalisella lomakkeella. Lomakkeet ja mahdolliset liitteet säilytetään lukittavassa arkistokaapissa. Terveydentilatietoja käsittelevät vain kursseista vastaavat seuran keskustoimiston toimihenkilöt ja kursseilla vastuuhenkilöinä työskentelevät rehtorit. Tietokoneella olevia henkilötietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.  

Olemme toteuttaneet asianmukaiset toimenpiteet varmistaaksemme, että henkilötietoja käsitellään vain tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin.  

 

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet  Henkilötietolain 30 §:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttamisen edellä mainittuihin tarkoituksiin milloin tahansa. Pyyntö osoitetaan:  Kesälukioseura ry, Mariankatu 7 C 1, 00170 Helsinki tai toimisto(at)kesalukioseura.fi.